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時(shí)間管理

如何避免時(shí)間管理的7種常見錯(cuò)誤

分類: 時(shí)間管理 潛能詞典 編輯 : 潛能 發(fā)布 : 08-24

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    人們往往用“事半功倍”和“事倍功半”來形容一個(gè)人辦事效率的高低。
為什么有的人每天拼命學(xué)習(xí),而有的人該學(xué)的時(shí)候?qū)W,該玩的時(shí)候照樣玩?為什么有的人總有干不完的活,加不完的班,卻沒什么進(jìn)步?
當(dāng)人們想方設(shè)法利用自己的時(shí)間,提高工作效率時(shí),往往容易走向下面的幾種常見錯(cuò)誤:
    承擔(dān)的太多
    雖然你能夠通過提高自己的效率和能力,來承擔(dān)更多的工作,但是不要做的太過頭。你做的太多,會造成很大的壓力并且會降低你的工作效率。
    當(dāng)你覺得自己承擔(dān)的事情過多的時(shí)候,你至少可以做下面的 3 件事情來幫你保持工作效率:學(xué)會說“不”
    給自己設(shè)置底線和限定。如果你不這樣做,那么其他人可能會覺得既然你還有時(shí)間和精力,那么就會繼續(xù)把更多的活交給你干。尋找別人的幫助
    就像學(xué)會去說“不”一樣,尋求別人的幫助也是很難的。但是,如果你快要被繁重的工作埋住的時(shí)候,這還是有必要的。80/20原則
    也許你并不需要所有的事情都全力去做。利用80/20原則找到你認(rèn)為最重要的那些工作,在這些工作上花費(fèi)相對多的時(shí)間。相反,在其他相對不是很重要的工作上花費(fèi)相對少一點(diǎn)的時(shí)間。就像你整理櫥柜一樣,當(dāng)你整理完的時(shí)候,你會驚奇地發(fā)現(xiàn)多出來很大的空間。做事之前不計(jì)劃或欠考慮
    如果在做事之前不計(jì)劃,那么你將需要花費(fèi)更多的時(shí)間和精力來完成它。相反,如果花一些時(shí)間來計(jì)劃一下,通過Email、電話詢問和確認(rèn)你做的事情。這樣可以節(jié)省很多時(shí)間,也可以避免返工,同時(shí)會讓你對事情的進(jìn)展做到心中有數(shù)。
    你可以準(zhǔn)備一張紙或者在電腦里新建一個(gè)文檔,然后開始考慮你將要著手去做的事情。如果有必要的話,上網(wǎng)或者看書來查找資料,或者請教周圍做過類似事情的同事,試著找出影響事情進(jìn)度的“絆腳石”。使用太過復(fù)雜的時(shí)間管理工具
    使用時(shí)間管理工具可以幫助你更好地規(guī)劃和利用時(shí)間,從而提高工作效率。但是如果你的時(shí)間管理工具太過復(fù)雜,以至于你還得花費(fèi)額外的時(shí)間來維護(hù)你的時(shí)間管理系統(tǒng)。那么還是推薦你盡量使用簡單的時(shí)間管理工具,不要特別在意時(shí)間管理工具的功能是不是很強(qiáng)大,夠用就行。對于一般人來說,可能只用一個(gè)To-Do List 就足夠了。
    看起來很忙卻沒有效率
    這說明你沒有把你的工作按照優(yōu)先級和緊急程度規(guī)劃好。
    如果你花費(fèi)了很多的時(shí)間和精力在并不重要的事情上時(shí),你當(dāng)然會覺得自己在瞎忙。
    不過,有時(shí)候你還是不得不去做一些無聊、重復(fù)性的工作。這時(shí),你可以試著將它們集中起來,一起做完。這樣一來,處理單個(gè)事情的效率就提高了,同時(shí)也為更重要的工作節(jié)省下了時(shí)間。同時(shí)做多件事情卻沒有效率
    對有的人來說, 同時(shí)做多件事情(Multitasking)確實(shí)能夠提高工作效率。
    不過,人與人是不一樣的。如果同時(shí)做多件事情,到最后完成的少,本來應(yīng)該完成的事情卻耽誤了,而且讓自己更有壓力的話,還是試一下同時(shí)只做一件事情(Singletasking)吧。把精力放在當(dāng)前做的事情上,一直堅(jiān)持做完。開始的時(shí)候可能會有點(diǎn)困難,但是多做幾次,你就會很容易熟練使用它,而且事情也會更高效地完成。
    在你同時(shí)只做一件事情時(shí),最重要的是有一個(gè)安靜、專心的環(huán)境,不要被其他零碎的小事打斷你當(dāng)前的工作。例如,你可以整理一下辦公桌,避免因?yàn)閬y糟糟的環(huán)境 響你的辦事效率。同時(shí),其他零碎的小事,可以集中起來,一起完成。不勤于記錄
    永遠(yuǎn)不要相信你的記憶力超乎常人,下面是幾個(gè)讓你養(yǎng)成做記錄習(xí)慣的理由:你需要將你的想法和點(diǎn)子記錄下來,以防忘記。如果你不記下來,你將會失去很多重要的想法。如果你把想法記錄下來,你可以方便地用你記錄下來的想法為基礎(chǔ),來分析考慮其他事情。這樣比直接借助你大腦中的記憶來分析是不是更輕松一些。而且你也會對你思考的事情看得更清楚。像上述“看起來很忙卻沒有效率”,那么你可以用一張便條紙或者用屏幕保護(hù)來提醒自己該做什么事情,什么事情是重要的。不注意休息
    機(jī)器用一段時(shí)間還需要休息,何況是人呢。如果你累了,就應(yīng)該休息,否則你的工作效率肯定會降低。與其把時(shí)間浪費(fèi)在低下的工作效率上,還不如抽幾分鐘出來散散步,吃點(diǎn)東西,或者讓自己稍微休息一下。如何平衡工作和休息 ,需要自己實(shí)際中去感受。

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